Como otimizar o last-mile com frota própria



Objetivamente, podemos dizer que gestão de frotas é o gerenciamento dos veículos utilizados por uma empresa. A área é responsável pela parte estratégica e operacional da administração desses meios de transporte e de seus condutores, garantindo que tudo funcione com eficiência. ​


Algumas empresas precisam contar com frotas de caminhões, já que fazem grandes entregas de produtos por todo o Brasil. É o caso do transporte de eletrodomésticos, alimentos ou móveis, por exemplo.


Outras companhias precisam de frotas de carros porque visitam clientes, transportam produtos menores, deslocam equipes de atendimento e realizam uma série de tarefas fundamentais para o negócio.


Há ainda as que precisam de entregadores em motocicletas, utilitatários e ou veiculos de passeios para realizar entregas de curtas distâncias e rápidas, os conhecidos motoboys e entregadores autônomos.


Geralmente neste último caso, são entregas last-mile, ou seja, a última etapa da entrega até a casa do cliente que receberá a mercadoria. E é sobre esta etapa que vamos conversar sobre como otimizá-la para a sua empresa.


De fato, a otimização do last-mile começa aqui: decidir quais são os melhores veículos para o negócio da empresa, a quantidade necessária e se é mais vantajoso comprar os veículos ou terceirizar a frota.


Frota terceirizada


A frota terceirizada é composta por veículos que a empresa contrata por um determinado período de tempo – da forma que for mais conveniente à companhia. Uma das suas principais vantagens é permitir manter o foco nas decisões estratégicas.


Outra vantagem é a economia sem perda de eficiência. A empresa não perde dinheiro com a depreciação dos veículos e não gasta grandes quantidades para a renovação dos modelos da frota, por exemplo. Além disso, podemos citar a previsibilidade dos custos.


Optando pela terceirização, um e-commerce, por exemplo, pode contar com os serviços de diversas transportadoras e serviços de entrega, optando pela que apresentar a cotação mais vantajosa para cada cliente.


Frota própria


Apesar do custo mais elevado, muitas empresas preferem operar com frota própria porque consideram este modelo como mais eficiente para o negócio, por conta da centralização dos processos.


​Isso significa que a área de gestão de frotas precisará controlar todos os detalhes das operações de entrega, e não só os pontos estratégicos que mais impactam o resultado da empresa.


Entre as particularidades envolvidas, podemos citar:


  • Os procedimentos operacionais como licenciamento, IPVA e emplacamento;

  • Avaliação da performance e produtividade da equipe de condutores;

  • Custos com encargos trabalhistas;

  • Custos com manutenção, diesel e pedágio;

  • Otimização de rotas e rastreio de pedidos;

  • Monitoramento e redução de despesas.


Parece complicado, mas hoje em dia plataformas de orquestração logística oferecem diversas ferramentas que otimizam – e muito - o trabalho de gestão de frota própria.


Elas permitem acesso completo às informações de veículos e motoristas cadastrados, bem como de pedidos e rotas. Através de plataformas que operam por API, os dados são rapidamente compartilhados com os sistemas integrados, permitindo interagir com outros departamentos da empresa.


Dessa forma, a empresa pode aproveitar as vantagens da gestão interna de entregas, entre elas:


1. Controle total das operações logísticas:


Quando a sua empresa possui uma frota própria, ela deve gerenciar tudo de ponta a ponta.


Isso traz uma grande vantagem que é o acompanhamento de perto de todos os processos da logística. Com isso, fica mais fácil identificar gargalos e indicar melhorias para a frota ser o mais ágil possível.


Geralmente no last-mile algumas situações não desejadas podem acontecer, como o destinatário estar ausente no momento da entrega, alguma informação de endereço equivocada, dentre outros problemas que você deve estar preparado para tratar com o cliente.


Por isso a importância de ter as informações de entrega organizadas e atualizadas em tempo real, assim você poderá oferecer ao seu cliente um atendimento e nível de serviço com padrão de excelência.


2. Flexibilidade nas entregas:


Geralmente, ao fechar contrato com uma transportadora e terceirizar as atividades de logística, a empresa fica à mercê da contratada.


Isso significa que as entregas de seus produtos ficam sujeitos à disponibilidade da transportadora, e também ao preço e prazo por ela informados.


Neste caso, a dica é: trabalhe com mais de uma transportadora por região ou expedidor, assim você terá preços e prazos de entrega que se ajustam ao cliente e também terá opções reserva caso alguma dessas transportadoras apresentem algum problema.


Já quando você possui uma frota própria, as entregas podem ser feitas sob demanda. Seus motoristas podem ficar de prontidão e entregar assim que forem solicitados.


É até possível fazer entregas em horários fora do expediente caso uma emergência surja - basta pagar hora extra para o motorista.


Gestão de entregas no last-mile


O last-mile geralmente é bem combinado com o ship-from-store (expedição à partir das lojas), juntos eles garantem agilidade na entrega e valores de frete menores, e por se tratar de uma operação rápida que gira em torno de horas e não dias como no fracionado, acaba se tornando difícil gerenciar todas essas entregas que são tão ágeis.


Para que essas operações não resultem em gastos desnecessários, e visando garantir uma melhor experiência ao cliente e nível de gestão ao coordenador, é necessário investir em tecnologia de gestão de entregas, que indique qual o veículo ou motorista cuja rota pré-estabelecida passa mais perto do local de retirada (loja ou centro de distribuição) e do destinatário do pedido.


Atualmente em um mundo super conectado, o cliente já espera ter suas informações de rastreio do pedido assim que realiza a compra, bem como suas atualizações, como por exemplo a "em rota para entrega" que deixa todos os consumidores ansiosos para receber suas compras.


Ainda utilizando este exemplo de um pedido em rota para a entrega, se o consumidor perceber que não estará em sua residência no momento, a eficiência na comunicação entre cliente, empresa e transportador é a chave para garantir uma boa experiência de entrega.


Através da Equilibrium, por exemplo, a empresa ganha total visibilidade de cada pedido a ser entregue, planejando as melhores rotas para o seu entregador percorrer.


O aplicativo funciona da seguinte maneira:


O entregador contratado terá um login e senha que darão acesso ao ambiente de entregas da sua empresa dentro do app.


Todos os dias as rotas geradas pelo nosso sistema vão aparecer no dispositivo do entregador com as seguintes informações:


  • Quanto vai ganhar para fazer entrega

  • Distância que deve percorrer

  • Mapa com a rota otimizada pela Equilibrium

  • Tempo estimado de entrega

  • Resumo sobre o pacote a ser coletado e entregue


Esse processo tem início já na realização do pedido pelo cliente, que, após a confirmação do pagamento, gera a emissão de uma nota fiscal, seguida dos documentos de entrega.


A partir desses documentos são criadas as rotas no sistema. Automaticamente, o sistema organiza as rotas de forma otimizada, de modo a tornar as entregas mais eficientes, reduzir o custo do frete e o tempo de entrega.


Com as rotas programadas, os motoristas realizam os envios, fazendo apontamentos no aplicativo de gestão de entregas.


O primeiro passo é a coleta da mercadoria, onde o motorista deve realizar uma confirmação de duas etapas no aplicativo, então logo após ter coletado, o mapa se atualiza para o endereço de entrega.


Ao chegar no local de entrega, o motorista deve confirmá-la seguindo o procedimento Equilibrium, já mapeado no aplicativo, que consiste em:


  • Selecionar quem recebeu a mercadoria (cliente, familiar, vizinho, amigo)

  • Incluir uma observação em texto (caso necessário)

  • Tirar uma foto da fachada do local de entrega

  • Tirar uma foto do canhoto do comprovante de entrega assinado pelo cliente

Estas imagens da fachada e do canhoto são enviadas diretamente do aplicativo do celular do motorista até a plataforma da Equilibrium, onde o time de logística e atendimento ao cliente receberão todas essas informações em um comprovante de entrega digitalizado.


Este comprovante além de conter os dados da mercadoria e da entrega, como por exemplo as fotos acima, ele também contém a geolocalização de toda a rota do entregador, e este comprovante gerado pela Equilibrium e anexado ao pedido do cliente tem validade jurídica.


Ou seja, você tem controle total sobre as entregas.


Caso ocorra algum problema com a entrega, o motorista poderá informar pelo próprio aplicativo o ocorrido, como "destinatário ausente", "endereço de entrega errado" entre outros, que serão encaminhados à plataforma para o conhecimento do time.


Todos esses registros feitos pelo motorista geram informações para o SAC da empresa, que, em caso de algum problema, utiliza o próprio sistema para solucioná-lo. Ou seja, a sua empresa ganha em controle e flexibilidade, sem perder em nada na eficiência.




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