A importância dos comprovantes de entrega



Uma das questões mais delicadas na relação entre transportadores e seus clientes é a confirmação do recebimento da entrega.


Controlar os comprovantes de entrega adequadamente no transporte de carga e adotar as melhores práticas relacionadas à confirmação do recebimento evita complicações gerenciais e até mesmo judiciais.

Existem dois documentos aceitos pela atual legislação brasileira que comprovam que a entrega de uma carga foi devidamente realizada:


1. A 2ª via do Conhecimento de Transporte:


É legalmente aceita para a comprovação de entrega da carga nos multimodais rodoviário, aéreo, ferroviário, marítimo e fluvial. Para ter validade jurídica, esse documento deve ser assinado e datado pelo destinatário, sem conter ressalvas no verso quando este for impresso.

2. O canhoto da nota fiscal:


Esse documento também tem aceitação jurídica de comprovação. Assim como a 2ª via, precisa ser assinado e datado pelo responsável pelo recebimento da carga. Também é importante registrar o nome e a função do recebedor se eles não constarem no documento.


Se você utiliza a plataforma da Equilibrium, nós disponibilizamos o comprovante de entrega com validade jurídica (digitalizado com assinatura, fotos da entrega, e geolocalização) nos detalhes do pedido.


O comprovante de entrega da carga, seja a 2ª via do conhecimento de transporte ou o canhoto da nota fiscal, é propriedade do transportador e deve ser mantido arquivado pelo prazo de cinco anos, para consultas fiscais e mitigação de riscos como multas.


Mas para que cumpram sua finalidade comprobatória é fundamental ter agilidade nos processos.


Quando a continuidade do serviço depende de um comprovante impresso, pode levar muitos dias para que o documento seja entregue à administração, que só depois vai comunicar ao cliente sobre a conclusão da entrega.


Na prática, isso significa lentidão para receber o valor do frete.


Outra situação comum é o cliente da transportadora solicitar a conferência do comprovante. Também pode acontecer de a transportadora confirmar a entrega mas o cliente dizer não ter recebido a encomenda.


A mitigação da questão se dá pelo comprovante. Se for impresso, pode estar armazenado em outro lugar, diferente de onde o gestor está alocado.


Sem contar no gasto com espaço e pessoal necessário para armazenar inúmeros documentos, e a chance de perder a documentação por extravios, rasuras, vazamentos, incêndio ou outros acidentes.


Sabendo disso, muitas transportadoras estão apostando em sistemas digitais de confirmação de entrega. Os sistemas online permitem acompanhar, em tempo real, o processo de entrega da carga e agilizam a resposta ao cliente sobre o status do serviço contratado.


Através desses softwares é possível:


1. Compartilhar informações em tempo real e acessá-las por vários dispositivos, como computadores, tablets e smartphones, acessando os softwares para gestão de entregas, que geralmente funcionam online. Assim, basta o motorista estar conectado à internet para atualizar o status e, em tempo real, o gestor ser atualizado sobre qualquer mudança, podendo ele notificar o motorista facilmente durante toda a operação, inclusive comunicar a adição de novas operações diretamente pelo aplicativo.


2. Visualizar embarques e entregas pendentes e concluídos em uma única tela, tanto pelo motorista quanto pelo gestor responsável pelas embarcações. Isso torna a integração entre as atividades de romaneio mais clara, além de aumentar a consciência e o controle sobre qualquer alteração na atividade.


3. Confirmar a operação através de foto, áudio ou localização por GPS, além de receber a assinatura do responsável pelo recebimento da carga. O motorista também pode gerar informações complementares sobre o andamento do serviço, como foto e áudio que registrem quem foi o recebedor, qual foi o local de entrega, qual a situação da mercadoria entregue, qual a localização do caminhão via GPS do seu smartphone, dentre outras informações do interesse da empresa de transporte e de seu cliente.


4. Buscar entregas usando o código de barras de documentos fiscais, o que facilita a busca por informações de determinada entrega. Apontando a câmera de um smartphone para o código de barras do DACTE, por exemplo, o software identifica qual é a entrega a qual aquele documento se refere e apresenta as informações atualizadas sobre seu status.


5. Dar respostas rápidas a qualquer questionamento por parte do cliente sobre o serviço solicitado, sendo possível compartilhar a informação de maneira digital, incluindo as fotos, áudios e a assinatura de quem recebeu a carga, quando se tratar de uma assinatura digital.





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